Di chuyển dữ liệu từ Google Workspace sang Synology MailPlus, Contacts và Calendar

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến bảo mật và kiểm soát dữ liệu nội bộ, việc chuyển từ các dịch vụ đám mây như Google Workspace sang một hệ thống quản lý dữ liệu riêng đang trở thành xu hướng. Synology MailPlus, Contacts và Calendar cung cấp một giải pháp mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp quản lý email, danh bạ và lịch trình một cách an toàn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Việc di chuyển dữ liệu từ Google Workspace sang hệ thống Synology không chỉ giúp tổ chức kiểm soát hoàn toàn thông tin mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc, đảm bảo hiệu suất và tính bảo mật cao hơn. Hãy cùng Hà Phương khám phá dưới đây. 

Giới thiệu Synology MailPlus

Synology MailPlus là một giải pháp email doanh nghiệp được thiết kế để hoạt động trên các thiết bị NAS của Synology, giúp doanh nghiệp có thể tự quản lý hệ thống email nội bộ thay vì sử dụng các dịch vụ đám mây như Google Workspace hay Microsoft 365. Với MailPlus, tổ chức có toàn quyền kiểm soát dữ liệu email, tăng cường bảo mật và giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin. Ứng dụng cung cấp giao diện thân thiện, hỗ trợ đầy đủ các tính năng quan trọng như gửi/nhận email, lọc thư rác, quản lý danh bạ và tích hợp lịch làm việc, đáp ứng nhu cầu trao đổi thông tin một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Bên cạnh đó, Synology MailPlus còn nổi bật với khả năng bảo mật cao nhờ tích hợp các công nghệ mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố và cơ chế lọc thư rác tiên tiến. Công cụ cũng cho phép doanh nghiệp thiết lập quyền truy cập linh hoạt, quản lý tài khoản người dùng theo từng nhóm và tạo chính sách bảo mật tùy chỉnh. Ngoài ra, MailPlus hỗ trợ truy cập trên nhiều nền tảng, từ trình duyệt web đến ứng dụng di động, giúp người dùng có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi mà vẫn đảm bảo hiệu suất và tính an toàn của dữ liệu.

Giới thiệu Synology Contacts

Synology Contacts là một giải pháp quản lý danh bạ thông minh được tích hợp trên hệ thống NAS của Synology, giúp doanh nghiệp lưu trữ và đồng bộ thông tin liên hệ một cách an toàn và hiệu quả. Thay vì phụ thuộc vào các dịch vụ đám mây như Google Contacts, tổ chức có thể tự quản lý danh bạ nội bộ, đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu. Synology Contacts hỗ trợ sắp xếp, phân loại và tìm kiếm nhanh chóng, giúp người dùng dễ dàng quản lý thông tin liên hệ cá nhân, nhóm hoặc toàn bộ doanh nghiệp một cách khoa học và tiện lợi.

Synology Contacts còn cung cấp khả năng đồng bộ hóa với nhiều ứng dụng và thiết bị khác nhau, giúp người dùng truy cập danh bạ từ trình duyệt web, thiết bị di động và các ứng dụng email như Synology MailPlus hoặc Microsoft Outlook. Ứng dụng cũng hỗ trợ chia sẻ danh bạ giữa các nhóm làm việc, phân quyền linh hoạt và tích hợp với LDAP để giúp doanh nghiệp quản lý thông tin liên hệ một cách tập trung và bảo mật. Với giao diện thân thiện và khả năng mở rộng dễ dàng, Synology Contacts là một công cụ không thể thiếu cho các tổ chức muốn tối ưu hóa việc quản lý danh bạ.

Giới thiệu Synology Calendar

Synology Calendar là một giải pháp quản lý lịch làm việc chuyên nghiệp, được thiết kế để giúp doanh nghiệp và cá nhân lên lịch, theo dõi sự kiện và phối hợp công việc một cách hiệu quả. Khác với các dịch vụ lịch đám mây như Google Calendar, Synology Calendar cho phép người dùng lưu trữ toàn bộ dữ liệu trên hệ thống NAS riêng, đảm bảo quyền kiểm soát dữ liệu và tăng cường tính bảo mật. Với giao diện trực quan, Synology Calendar giúp người dùng dễ dàng tạo, chỉnh sửa và theo dõi lịch trình cá nhân hoặc nhóm, đồng thời hỗ trợ gửi thông báo và lời nhắc để tránh bỏ lỡ các sự kiện quan trọng.

Bên cạnh đó, Synology Calendar tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng khác như Synology MailPlus và Synology Contacts, giúp người dùng đồng bộ lịch làm việc với email và danh bạ một cách liền mạch. Ngoài ra, Synology Calendar có khả năng đồng bộ với các giao thức phổ biến như CalDAV, giúp kết nối với các ứng dụng bên thứ ba như Microsoft Outlook hoặc Apple Calendar, mang đến sự linh hoạt trong việc sử dụng và quản lý lịch trình.

Lợi ích của việc chuyển từ Google Workspace sang Synology MailPlus, Contacts và Calendar

Kiểm soát hoàn toàn dữ liệu nội bộ

Khi sử dụng Google Workspace, dữ liệu của doanh nghiệp được lưu trữ trên nền tảng đám mây của Google, tổ chức không có toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình. Việc chuyển sang Synology MailPlus, Contacts và Calendar giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ thông tin nội bộ trên hệ thống NAS riêng, giảm thiểu rủi ro rò rỉ dữ liệu và tăng cường khả năng bảo vệ thông tin quan trọng. Ngoài ra, việc chủ động quản lý dữ liệu cũng giúp tổ chức linh hoạt hơn trong việc thực thi các chính sách bảo mật theo nhu cầu riêng.

Tăng cường bảo mật và quyền riêng tư

Google Workspace là nền tảng đám mây được sử dụng rộng rãi, nhưng cũng là mục tiêu của nhiều cuộc tấn công mạng. Việc chuyển sang hệ thống Synology giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ bị xâm nhập từ bên ngoài, nhờ vào các cơ chế bảo mật tiên tiến như mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố và hệ thống quyền hạn linh hoạt. Hơn nữa, doanh nghiệp có thể kiểm soát quyền truy cập một cách chi tiết, hạn chế người dùng không mong muốn và đảm bảo rằng dữ liệu nội bộ không bị lộ ra ngoài. 

Tối ưu hóa chi phí vận hành

Google Workspace hoạt động theo mô hình thuê bao, yêu cầu doanh nghiệp phải trả phí hàng tháng hoặc hàng năm để duy trì dịch vụ. Khi quy mô tổ chức mở rộng, chi phí này có thể trở nên đáng kể. Trong khi đó, Synology MailPlus, Contacts và Calendar được triển khai trên NAS, cho phép doanh nghiệp chỉ cần đầu tư một lần vào phần cứng và phần mềm, từ đó giảm bớt các chi phí phát sinh theo thời gian. Hệ thống cũng không yêu cầu chi phí duy trì dịch vụ hàng tháng, giúp tổ chức tiết kiệm ngân sách dài hạn.

Khả năng mở rộng linh hoạt

Một trong những hạn chế của Google Workspace là giới hạn về dung lượng lưu trữ theo gói dịch vụ. Khi tổ chức cần mở rộng dữ liệu, doanh nghiệp phải nâng cấp gói thuê bao, dẫn đến chi phí ngày càng cao. Với Synology, hệ thống có thể được mở rộng dễ dàng bằng cách nâng cấp ổ cứng hoặc bổ sung thiết bị NAS mới. Điều này giúp tổ chức chủ động trong việc quản lý không gian lưu trữ mà không bị ràng buộc bởi các chính sách dịch vụ từ bên thứ ba.

Tích hợp dễ dàng với hệ thống nội bộ

Synology MailPlus, Contacts và Calendar không chỉ cung cấp các chức năng tương tự như Google Workspace mà còn có khả năng tích hợp với nhiều dịch vụ nội bộ khác của doanh nghiệp. Hệ thống có thể kết nối với Microsoft Outlook, các ứng dụng quản lý doanh nghiệp (ERP, CRM) và các nền tảng lưu trữ đám mây riêng của tổ chức. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ sinh thái làm việc đồng bộ, tăng hiệu quả hoạt động mà không cần phụ thuộc vào dịch vụ bên ngoài.

Duy trì hiệu suất ổn định và truy cập nhanh chóng

Việc sử dụng Google Workspace yêu cầu kết nối internet liên tục, nếu có sự cố về đường truyền hoặc gián đoạn dịch vụ từ Google, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc truy cập email, danh bạ và lịch làm việc. Trong khi đó, hệ thống Synology MailPlus, Contacts và Calendar được triển khai nội bộ, cho phép người dùng truy cập ngay cả khi không có internet. 

Chủ động tuân thủ các quy định về dữ liệu

Nhiều doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo vệ dữ liệu như GDPR, HIPAA hoặc các chính sách bảo mật nội bộ. Việc lưu trữ dữ liệu trên Google Workspace có thể gặp hạn chế trong việc đáp ứng các tiêu chuẩn này do phụ thuộc vào chính sách của Google. Với Synology, doanh nghiệp có thể tự thiết lập các tiêu chuẩn bảo mật và sao lưu dữ liệu theo quy định riêng, giúp tuân thủ tốt hơn các yêu cầu pháp lý.

Các bước chuẩn bị trước khi di chuyển

Tạo khóa tài khoản dịch vụ

Để truy cập dữ liệu trên Google Workspace, bạn cần tạo khóa tài khoản dịch vụ để ủy quyền.

Điều chỉnh loại tài khoản

Các loại tài khoản của Synology MailPlus và Synology Contacts phải khớp với các loại tài khoản đích. Ví dụ, nếu các tài khoản đích là người dùng cục bộ trên DSM, bạn nên đảm bảo các loại tài khoản hiện tại của Synology MailPlus và Synology Contacts cũng là người dùng cục bộ.

Thiết lập loại tài khoản trong MailPlus Server:

• Vào Service, chọn Protocol.
• Trong phần SMTP, hãy đặt loại tài khoản và nhấn vào Apply.

Đặt loại tài khoản trong Synology Contacts:

• Vào Settings, chọn Advanced.
• Đặt loại tài khoản và nhấn vào Save.

Chuẩn bị danh sách người dùng

Tạo danh sách người dùng để ánh xạ tài khoản Google Workspace đến tài khoản đích. Danh sách người dùng để di chuyển thư và di chuyển danh bạ/lịch có các định dạng khác nhau và không thể hoán đổi cho nhau. Kiểm tra các phần bên dưới để biết chi tiết:

Đối với việc di chuyển thư

• Tạo tệp CSV bằng Microsoft Excel hoặc OpenOffice.
• Điền thông tin sau từ trái sang phải cho mỗi người dùng:
  • Tài khoản Google Workspace: Nhập địa chỉ email của tài khoản nguồn.
  • Mật khẩu Google Workspace: Vì bạn đã tạo khóa dịch vụ để ủy quyền nên bạn có thể để trống trường này.
  • Tài khoản MailPlus: Nhập tên tài khoản cho người dùng cục bộ và tên đầy đủ cho người dùng LDAP và tên miền (ví dụ: user1@domain hoặc domain\user1). Lưu ý, Người dùng trong cùng một danh sách phải thuộc cùng một loại tài khoản DSM.
• Trong tệp CSV, mỗi thông tin được phân tách bằng dấu phẩy. Bạn sẽ có danh sách như sau: 

Loại tài khoản, địa chỉ email Google, tài khoản DSM

user,yuki@example.com,yuki

user,jack@example.com,jack

group,sales@example.com,sales

• Lưu tệp CSV. Để tránh nhầm lẫn với danh sách người dùng khi di chuyển danh bạ và lịch, chúng tôi khuyên bạn nên đặt tên tệp CSV là “userlist_mailplus.csv”.

Để di chuyển danh bạ và lịch

• Tạo tệp CSV bằng Microsoft Excel hoặc OpenOffice.
• Điền thông tin sau từ trái sang phải cho mỗi người dùng:
  • Loại tài khoản: Nhập người dùng hoặc nhóm theo loại tài khoản nguồn. Chỉ có tài khoản người dùng mới được di chuyển dữ liệu. Thông tin nhóm chỉ được yêu cầu để đồng bộ hóa quyền chia sẻ.
  • Tài khoản Google Workspace: Nhập địa chỉ email của tài khoản nguồn.
  • Tài khoản DSM: Nhập tên tài khoản cho người dùng cục bộ và tên đầy đủ cho người dùng LDAP và tên miền (ví dụ: user1@domain hoặc domain\user1).
• Trong tệp CSV, mỗi thông tin được phân tách bằng dấu phẩy. Bạn sẽ có danh sách như sau:

Loại tài khoản, địa chỉ email Google, tài khoản DSM

user,yuki@example.com,yuki

user,jack@example.com,jack

group,sales@example.com,sales

• Lưu tệp CSV. Để tránh nhầm lẫn với danh sách người dùng khi di chuyển email, chúng tôi khuyên bạn nên đặt tên tệp CSV là ” userlist_contact.csv “.

Hướng dẫn di chuyển dữ liệu của tổ chức bạn từ Google Workspace sang Synology MailPlus

Tạo tác vụ di chuyển

• Khởi chạy MailPlus Server.
• Vào Server Management, chọn Mail Migration.
• Nhấn vào Create để thêm nhiệm vụ.
• Trên tab General, hãy điền thông tin sau:
  • Task: Đặt tên cho nhiệm vụ di chuyển.
  • Chọn loại máy chủ: Đặt thành Google Workspace .
  • Khóa dịch vụ Google Workspace: Tải lên khóa dịch vụ của bạn.
  • Bạn có thể chỉ định thêm số lượng tài khoản cần di chuyển trong mỗi khoảng thời gian và lên lịch thời gian cho tác vụ.
• Trên tab User List, hãy nhập danh sách người dùng và kiểm tra lại thông tin tài khoản.
• Tiếp tục các phần sau để biết thêm các cài đặt nâng cao.

Tạo bộ lọc hộp thư

Trên tab Filter, sử dụng từ khóa để di chuyển hoặc bỏ qua một số hộp thư nhất định trên máy chủ nguồn.

• Tích vào ô Enable mailbox filter và chọn một trong các chính sách sau: Skip mailboxes by keyword hoặc Migrate mailboxes by keyword.
• Nhấn vào Set Keywords và nhập văn bản vào hai vùng:
  • Keyword: Các hộp thư trùng khớp sẽ được xử lý theo chính sách đã chọn.
  • Exceptions: Các hộp thư trùng khớp sẽ không được xử lý theo chính sách đã chọn.
  • Ở cả hai vùng, bạn có thể sử dụng biểu thức chính quy với dấu gạch chéo ở mỗi bên (ví dụ: /Regular_Expression/).

Quản lý tùy chọn thông báo

Trên tab Notification, xác định xem MailPlus Server có nên gửi thông báo về kết quả di chuyển của từng tài khoản hay không và thông báo sẽ được gửi đến đâu.

Lưu ý rằng trước tiên bạn phải bật SMTP trên Service > Protocol để cho phép gửi thông báo.

Chạy tác vụ di chuyển

MailPlus Server áp dụng phương pháp gia tăng để di chuyển dữ liệu. Mọi thay đổi đối với email và hộp thư nguồn sẽ được đồng bộ hóa, do đó người dùng có thể tiếp tục sử dụng dịch vụ thư trên Google Workspace trong quá trình di chuyển.

Nhiệm vụ di chuyển sẽ mất nhiều ngày hoặc thậm chí nhiều tuần tùy thuộc vào số lượng tài khoản và email. Lưu ý rằng việc di chuyển sẽ không xóa dữ liệu gốc của các tài khoản đích trong MailPlus Server.

Để tránh lỗi di chuyển, vui lòng không thay đổi cài đặt IMAP/POP3 trên MailPlus Server hoặc di chuyển/xóa email trên Google Workspace.

• Tại Server Management > Mail Migration, chọn tác vụ mới tạo và nhấn vào Start trên thanh công cụ phía trên để chạy tác vụ đó.
• Bạn có thể thực hiện các thao tác sau trong khi tác vụ đang chạy:
  • Nhấn vào Information (biểu tượng tài liệu) để xem số liệu thống kê và nhật ký.
  • Nhấn vào Stop để tạm dừng tác vụ nếu bạn muốn sửa đổi cài đặt và nhấn vào Information để tiếp tục tác vụ.

Bạn nên chạy tác vụ di chuyển ngay trước khi chuyển từ Google Workspace sang MailPlus Server. Thực hiện thao tác này sẽ đảm bảo email của mọi người dùng được di chuyển hoàn toàn sang MailPlus Server.

Thiết lập MailPlus Server

Sau khi quá trình di chuyển hoàn tất, bạn có thể chuyển từ Google Workspace sang MailPlus Server.

Hướng dẫn di chuyển dữ liệu của tổ chức bạn từ Google Workspace sang Contacts và Calendar

Cài đặt công cụ di chuyển

Google Workspace Migration Tool for Synology MailPlus phải được cài đặt trên NAS đích để thực hiện quá trình di chuyển.

• Tải xuống Google Workspace Migration Tool cho Synology MailPlus dựa trên phiên bản DSM của bạn:
  • DSM 7.2 trở lên
  • DSM 7.0 và 7.1
• Đăng nhập vào DSM với tư cách quản trị viên.
• Khởi chạy Package Center và nhấn vào Manual Install để cài đặt tệp SPK.

Thực hiện di chuyển

Quá trình di chuyển sẽ xóa dữ liệu hiện tại của tất cả các tài khoản đích trong Synology Contacts và Synology Calendar. Chỉ có sổ địa chỉ nhóm do quản trị viên tạo ra sẽ được giữ lại. Quá trình di chuyển sẽ không ảnh hưởng đến bất kỳ dữ liệu nào trên Google Workspace.

Trong trường hợp xảy ra bất kỳ lỗi di chuyển nào, vui lòng không thay đổi tên người dùng của cả tài khoản nguồn và đích trong quá trình di chuyển.

Thực hiện theo các bước dưới đây để bắt đầu di chuyển:

• Tạo một thư mục chia sẻ trong Control Panel > Shared Folder. Tải danh sách người dùng và khóa dịch vụ của bạn lên thư mục chia sẻ.
• Đăng nhập vào DSM qua SSH và chạy sudo -lệnh để có quyền root. 
• Nhập lệnh sau để chỉ định thư mục chia sẻ nơi bạn đã lưu danh sách người dùng và khóa dịch vụ Google:

Command	Ví dụ
> cd /<volume>/<shared folder>	> cd /volume1/migration

• Nhập lệnh sau để thực hiện di chuyển:

Command	Ví dụ
>/var/packages/GWS-Migrate/target/bin/migrate /<volume>/<shared folder>/<service key> /<volume>/<shared folder>/<user list>	>/var/packages/GWS-Migrate/target/bin/migrate /volume1/migration/gwskey.json /volume1/migration/userlist_contact.csv

• Khi quá trình di chuyển hoàn tất. Nếu không có thông báo lỗi nào hiển thị trên thiết bị đầu cuối, bạn có thể vào Synology Contacts và Synology Calendar để kiểm tra kết quả.

Tổng kết

Chuyển đổi từ Google Workspace sang Synology MailPlus, Contacts và Calendar giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý dữ liệu, tăng cường bảo mật và giảm thiểu sự phụ thuộc vào các dịch vụ đám mây bên ngoài. Với khả năng lưu trữ dữ liệu nội bộ, tích hợp linh hoạt và các tính năng bảo mật tiên tiến, Synology mang đến một giải pháp toàn diện cho việc quản lý email, danh bạ và lịch làm việc. Việc thực hiện quá trình này một cách bài bản sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hiệu suất hoạt động ổn định, đảm bảo sự liền mạch trong công việc và nâng cao trải nghiệm cho người dùng.