Di chuyển dữ liệu từ Exchange Server sang Synology MailPlus, Contacts và Calendar

Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, việc quản lý email, danh bạ và lịch làm việc một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp nâng cao năng suất và tối ưu quy trình làm việc. Nhiều tổ chức hiện đang sử dụng Microsoft Exchange Server để vận hành hệ thống email và lịch họp, tuy nhiên, chi phí duy trì cao, yêu cầu kỹ thuật phức tạp và nguy cơ mất kiểm soát dữ liệu khiến nhiều doanh nghiệp tìm kiếm một giải pháp thay thế tối ưu hơn. Synology MailPlus, Contacts và Calendar là bộ công cụ mạnh mẽ, hoạt động trên hệ thống NAS Synology, giúp doanh nghiệp tự chủ hoàn toàn về dữ liệu, đảm bảo tính bảo mật và giảm thiểu chi phí vận hành. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách di chuyển dữ liệu từ Exchange Server sang Synology một cách an toàn và hiệu quả.

Synology MailPlus là gì?

Synology MailPlus là một hệ thống email chuyên nghiệp được phát triển bởi Synology, giúp doanh nghiệp quản lý email nội bộ một cách an toàn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Không giống như các dịch vụ email đám mây, Synology MailPlus chạy trên thiết bị NAS của Synology, cho phép doanh nghiệp tự chủ hoàn toàn về dữ liệu, giảm thiểu rủi ro bảo mật và tránh các chi phí thuê bao hàng tháng. 

Hệ thống này hỗ trợ giao diện web hiện đại, ứng dụng di động tiện lợi, cùng các tính năng quan trọng như lọc thư rác, mã hóa email, tích hợp lịch và danh bạ. Ngoài ra, Synology MailPlus còn hỗ trợ sao lưu và khôi phục dữ liệu, giúp đảm bảo hoạt động liên tục ngay cả khi có sự cố xảy ra.

Synology Contacts là gì?

Synology Contacts là một hệ thống quản lý danh bạ tập trung, giúp người dùng lưu trữ, đồng bộ và chia sẻ danh bạ một cách an toàn trên nền tảng NAS của Synology. Thay vì sử dụng các dịch vụ lưu trữ danh bạ đám mây có thể tiềm ẩn rủi ro bảo mật, Synology Contacts giúp doanh nghiệp và cá nhân kiểm soát hoàn toàn dữ liệu của mình. 

Synology Contacts còn hỗ trợ nhập danh bạ từ nhiều nguồn khác nhau (vCard, CSV), đồng bộ với các thiết bị di động và ứng dụng email như Synology MailPlus. Bên cạnh đó, Synology Contacts còn cung cấp các tính năng phân quyền, chia sẻ danh bạ theo nhóm, giúp tối ưu hóa làm việc nhóm và nâng cao hiệu quả quản lý liên lạc.

Synology Calendar là gì?

Synology Calendar là một ứng dụng quản lý lịch chuyên nghiệp, giúp cá nhân và doanh nghiệp lên lịch, tổ chức công việc và cộng tác hiệu quả trên nền tảng NAS của Synology. Ứng dụng này hỗ trợ lập lịch sự kiện, tạo lời mời họp, thiết lập nhắc nhở và chia sẻ lịch với đồng nghiệp. Ngoài ra, Synology Calendar còn tích hợp với Synology MailPlus và Synology Contacts, đồng bộ hóa với các thiết bị di động và hỗ trợ giao thức CalDAV, giúp quản lý công việc dễ dàng từ mọi nơi.

Lợi ích khi sử dụng Synology MailPlus, Contacts và Calendar thay thế Exchange Server

Tiết kiệm chi phí

Việc sử dụng Exchange Server yêu cầu doanh nghiệp phải trả phí bản quyền phần mềm, chi phí duy trì máy chủ và các khoản phí liên quan đến dịch vụ đám mây. Trong khi đó, Synology MailPlus, Contacts và Calendar chạy trên NAS của Synology, giúp loại bỏ chi phí thuê bao hàng tháng và giảm đáng kể chi phí vận hành. Ngoài ra, doanh nghiệp chỉ cần đầu tư một lần vào thiết bị NAS mà không phải lo lắng về các khoản phí phát sinh theo thời gian.

Kiểm soát dữ liệu và bảo mật cao

Khi sử dụng Exchange Server, dữ liệu thường được lưu trữ trên các máy chủ bên ngoài hoặc đám mây, khiến doanh nghiệp phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ và đối mặt với nguy cơ mất dữ liệu hoặc vi phạm quyền riêng tư. Synology MailPlus, Contacts và Calendar cho phép doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ dữ liệu trên hệ thống NAS nội bộ, đảm bảo quyền kiểm soát tuyệt đối. Hệ thống này còn hỗ trợ các tính năng bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu, kiểm soát quyền truy cập, xác thực hai lớp (2FA) và các cơ chế bảo vệ chống thư rác, phần mềm độc hại.

Đồng bộ hóa và tích hợp dễ dàng

Synology MailPlus, Contacts và Calendar được thiết kế để hoạt động liền mạch với nhau, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý email, danh bạ và lịch họp mà không cần sử dụng nhiều nền tảng khác nhau. Các ứng dụng này còn hỗ trợ giao thức IMAP, CardDAV và CalDAV, giúp đồng bộ hóa dữ liệu với thiết bị di động, phần mềm email trên máy tính và các ứng dụng lịch bên ngoài.

Hiệu suất cao và dễ dàng mở rộng

Hệ thống NAS của Synology được thiết kế để cung cấp hiệu suất ổn định và có thể mở rộng dung lượng dễ dàng khi doanh nghiệp phát triển. Khi cần nâng cấp, doanh nghiệp chỉ cần bổ sung ổ cứng hoặc nâng cấp thiết bị NAS mà không phải thay đổi toàn bộ hệ thống, giúp tối ưu chi phí và giảm thiểu gián đoạn hoạt động.

Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Không giống như Exchange Server, vốn yêu cầu kỹ thuật viên có kinh nghiệm để thiết lập và quản lý, Synology MailPlus, Contacts và Calendar có giao diện trực quan, dễ sử dụng ngay cả với người không chuyên. Quản trị viên có thể cấu hình hệ thống thông qua giao diện web của Synology DSM mà không cần can thiệp quá nhiều vào dòng lệnh hay các thao tác phức tạp.

Hỗ trợ sao lưu và khôi phục dữ liệu nhanh chóng

Một trong những ưu điểm lớn của Synology là khả năng sao lưu dữ liệu linh hoạt. Synology MailPlus hỗ trợ sao lưu email tự động, trong khi Synology Contacts và Calendar cũng có thể được sao lưu và phục hồi nhanh chóng khi cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu do lỗi hệ thống hoặc tấn công mạng.

Các bước cần thực hiện trước khi di chuyển dữ liệu

Cài đặt các gói

Trên NAS, hãy vào Package Center để cài đặt các gói sau:

• Máy chủ Synology MailPlus
• Liên hệ Synology
• Lịch Synology

Đối với MailPlus Server, vui lòng làm theo trình hướng dẫn thiết lập để hoàn tất thiết lập ban đầu.

Tham gia miền AD

• Kết nối NAS với cùng miền AD với Exchange Server của bạn để nhập người dùng miền vào Synology MailPlus Server và Synology Contacts.
• Kết nối NAS với miền AD của Exchange Server.
• Sau khi tham gia miền, hãy vào Control Panel > Domain/LDAP > Domain/LDAP (hoặc Domain) để bật tùy chọn Cập nhật danh sách người dùng/nhóm .
• Đặt loại tài khoản thành Người dùng miền tại các vị trí sau:
  • Máy chủ Synology MailPlus: Service > Protocol > SMTP
  • Synology Contacts: Settings > Advanced

Chuẩn bị danh sách người dùng

Tạo danh sách người dùng để ánh xạ tài khoản Exchange với tài khoản DSM. Danh sách người dùng để di chuyển thư và di chuyển danh bạ/lịch có các định dạng khác nhau và không thể hoán đổi cho nhau. Kiểm tra các phần bên dưới để biết chi tiết:

Đối với việc di chuyển thư

Mỗi hộp thư người dùng Exchange và hộp thư dùng chung phải được ánh xạ tới một tài khoản MailPlus khác nhau. Tạo tệp CSV bằng Microsoft Excel hoặc OpenOffice và điền thông tin ánh xạ theo loại hộp thư.

Hộp thư người dùng

Điền thông tin sau từ trái sang phải:

• Tài khoản Exchange: Nhập địa chỉ email của tài khoản nguồn.
• Mật khẩu trao đổi: Nhập mật khẩu của tài khoản nguồn. Nếu bạn sở hữu tài khoản đại diện có quyền truy cập vào hộp thư của tất cả người dùng, bạn có thể để trống trường này.
• Tên tài khoản MailPlus: Nhập tên tài khoản đích theo định dạng DOMAIN\username.

Trong tệp CSV, mỗi thông tin được phân tách bằng dấu phẩy. Bạn sẽ có danh sách như sau hoặc bạn có thể tải xuống mẫu để chỉnh sửa.

Tài khoản Exchange, mật khẩu Exchange, tên tài khoản MailPlus

yuki@example.com,mật khẩu của yuki,SYNOLOGY\yuki

jack@example.com,mật khẩu của jack,SYNOLOGY\jack

selma@example.com,mật khẩu của selma,SYNOLOGY\selma

Hộp thư dùng chung

Hộp thư dùng chung phải được di chuyển bằng tài khoản đại diện để cấp thông tin xác thực.

Để di chuyển hộp thư dùng chung trên Exchange Server, hãy chọn tài khoản MailPlus làm chủ sở hữu, sau đó sử dụng tài khoản đó để chia sẻ hộp thư với các thành viên ban đầu trên ứng dụng web MailPlus.

Điền thông tin sau từ trái sang phải:

• Bí danh hộp thư Exchange: Nhập bí danh email của hộp thư nguồn.
• Trao đổi mật khẩu: Với tài khoản đại diện, bạn có thể để trống trường này.
• Tên tài khoản MailPlus: Nhập tên tài khoản đích theo định dạng DOMAIN\username.

Trong tệp CSV, mỗi thông tin được phân tách bằng dấu phẩy. Bạn sẽ có danh sách như sau hoặc bạn có thể tải xuống mẫu để chỉnh sửa.

Bí danh hộp thư Exchange, tên tài khoản MailPlus

marketing@example.com,,SYNOLOGY\admin1

support@example.com,,SYNOLOGY\admin2

engineering@example.com,,SYNOLOGY\admin3

Để di chuyển danh bạ và lịch

Tạo tệp CSV bằng Microsoft Excel hoặc OpenOffice và điền thông tin sau từ trái sang phải:

• Loại tài khoản: Nhập người dùng hoặc nhóm theo loại tài khoản nguồn. Thông tin ánh xạ nhóm sẽ chỉ được sử dụng để di chuyển quyền chia sẻ lịch sang Synology Calendar.
• Tài khoản Exchange: Nhập địa chỉ email của tài khoản nguồn.
• Tên tài khoản DSM: Nhập tên tài khoản đích theo định dạng DOMAIN\username.

Trong tệp CSV, mỗi thông tin được phân tách bằng dấu phẩy. Bạn sẽ có danh sách như sau hoặc bạn có thể tải xuống mẫu để chỉnh sửa.

Loại tài khoản, Tài khoản Exchange, Tên tài khoản DSM

user,yuki@example.com,SYNOLOGY\yuki

user,jack@example.com,SYNOLOGY\jack

group,sales@example.com,SYNOLOGY\sales

Hướng dẫn di chuyển dữ liệu của tổ chức bạn từ Exchange Server sang Synology MailPlus, Contacts và Calendar

Hướng dẫn di chuyển dữ liệu của tổ chức bạn từ Exchange Server sang Synology MailPlus

Tạo tác vụ di chuyển

• Khởi chạy Synology MailPlus Server.
• Vào Account để kích hoạt người dùng miền. Đảm bảo tất cả người dùng trong danh sách ánh xạ đều được kích hoạt.
• Vào Server Management > Mail Migration.
• Nhấp vào Create để thêm nhiệm vụ.
• Trên tab General, hãy điền thông tin sau:
  • Task: Đặt tên cho nhiệm vụ di chuyển.
  • Chọn loại máy chủ : Đặt thành Microsoft Exchange và điền thông tin bắt buộc của Máy chủ Exchange của bạn.
  • Di chuyển thư bằng tài khoản đại diện: Tài khoản đại diện sẽ cấp cho bạn toàn quyền truy cập vào từng hộp thư người dùng và hộp thư dùng chung. Bật tùy chọn này và điền thông tin tài khoản để tiết kiệm công sức thu thập mật khẩu người dùng.
• Trên tab User List, hãy nhập danh sách người dùng và kiểm tra lại thông tin tài khoản.
• Tiếp tục các phần sau để biết thêm các cài đặt nâng cao.

Chọn hộp thư để di chuyển

Trên tab Filter, sử dụng từ khóa để di chuyển hoặc bỏ qua một số hộp thư nhất định trên Exchange Server.

• Tích vào ô Enable mailbox filter và chọn một trong các chính sách sau: Skip mailboxes by keyword hoặc Migrate mailboxes by keyword.
• Nhấn vào Set Keywords và nhập văn bản vào hai vùng:
  • Keyword: Các hộp thư trùng khớp sẽ được xử lý theo chính sách đã chọn.
  • Exceptions: Các hộp thư trùng khớp sẽ không được xử lý theo chính sách đã chọn.
  • Ở cả hai vùng, bạn có thể sử dụng biểu thức chính quy với dấu gạch chéo ở mỗi bên (ví dụ: /Regular_Expression/).

Quản lý tùy chọn thông báo

Trên tab Notification, xác định xem MailPlus Server có nên gửi thông báo về kết quả di chuyển của từng tài khoản hay không và thông báo sẽ được gửi đến đâu.

Lưu ý rằng trước tiên bạn phải bật SMTP trên Service > Protocol để cho phép gửi thông báo.

Chạy tác vụ di chuyển

MailPlus Server áp dụng phương pháp gia tăng để di chuyển dữ liệu. Mọi thay đổi đối với email và hộp thư nguồn sẽ được đồng bộ hóa, do đó người dùng có thể tiếp tục sử dụng dịch vụ thư do Exchange Server cung cấp trong quá trình di chuyển.

Nhiệm vụ di chuyển sẽ mất nhiều ngày hoặc thậm chí nhiều tuần tùy thuộc vào số lượng tài khoản và email. Việc di chuyển sẽ không xóa dữ liệu gốc của các tài khoản MailPlus đích.

Để tránh lỗi khi di chuyển, vui lòng không thay đổi cài đặt IMAP/POP3 trên MailPlus Server hoặc di chuyển và xóa email trên Exchange Server.

• Trên Server Management > Mail Migration, chọn tác vụ mới tạo và nhấn Start trên thanh công cụ phía trên để chạy tác vụ đó.
• Bạn có thể thực hiện các thao tác sau trong khi tác vụ đang chạy:
  • Nhấn vào biểu tượng tài liệu để xem số liệu thống kê và nhật ký.
  • Nhấn vào Stop để tạm dừng tác vụ nếu bạn muốn sửa đổi cài đặt và nhấn Start để tiếp tục tác vụ.

Bạn nên chạy tác vụ di chuyển ngay trước khi chuyển từ Exchange Server sang MailPlus Server. Thực hiện thao tác này sẽ đảm bảo email của mọi người dùng được di chuyển hoàn toàn sang MailPlus Server.

Chuyển sang MailPlus

Sau khi thiết lập hoàn tất, bạn có thể chuyển từ Exchange Server sang MailPlus Server.

Hướng dẫn di chuyển dữ liệu của tổ chức bạn từ Exchange Server sang Contacts và Calendar

Chỉ định vai trò mạo danh

Thiết lập tài khoản Mạo danh ứng dụng để di chuyển danh bạ và lịch từ Exchange Server.

• Đăng nhập vào Trung tâm quản trị Exchange.
• Vào  permissions > admin roles. Chọn ApplicationImpersonation và nhấn vào biểu tượng bút chì.
• Trong Role Group, nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) bên dưới Members.
• Chọn tài khoản bạn muốn sử dụng cho tác vụ di chuyển. Nhấn vào add rồi nhấn OK.
• Nhấn Save.

Cài đặt công cụ di chuyển

Phải cài đặt Exchange Migration Tool trên NAS đích để di chuyển dữ liệu từ Exchange Server sang Synology Contacts và Synology Calendar.

• Tải xuống Công cụ di chuyển Exchange dựa trên phiên bản DSM của bạn:
  • DSM 7.2 trở lên
  • DSM 7.0 và 7.1
• Đăng nhập vào DSM với tư cách quản trị viên.
• Khởi chạy Package Center và nhấn vào Manual Install để cài đặt tệp SPK.

Thực hiện di chuyển

Quá trình di chuyển sẽ ghi đè lên dữ liệu hiện tại của các tài khoản được ánh xạ trong Synology Contacts và Synology Calendar nhưng sẽ không ảnh hưởng đến bất kỳ dữ liệu nào trên Exchange Server.

Để tránh lỗi di chuyển, vui lòng không thay đổi tên người dùng của cả tài khoản nguồn và đích trong quá trình di chuyển.

Thực hiện theo các bước dưới đây để bắt đầu di chuyển:

• Tạo một thư mục chia sẻ trong Control Panel > Shared Folder. Tải danh sách người dùng của bạn lên thư mục chia sẻ.
• Đăng nhập vào DSM qua SSH và chạy sudo -i lệnh để có quyền root.
• Nhập các lệnh sau để đi đến thư mục chia sẻ nơi bạn đã lưu danh sách người dùng và thực hiện di chuyển. Đối với <username> và <user password>, hãy nhập thông tin xác thực của tài khoản Mạo danh .

Command	Ví dụ
> cd /<volume>/<shared folder>	> cd /volume1/migration
> /var/packages/Exchange-Migrate/target/bin/migrate -e <Exchange Server IP address> <Exchange domain> <username> <user password> “/<volume>/<shared folder>/<user list>”	> /var/packages/Exchange-Migrate/target/bin/migrate -e 192.168.9.9 EXCHANGE admin 12345678 “/volume1/migration/user_list.csv”

Khi quá trình di chuyển hoàn tất: Nếu không có thông báo lỗi nào hiển thị trên thiết bị đầu cuối, bạn có thể vào Synology Contacts và Synology Calendar để kiểm tra kết quả.

Tổng kết

Chuyển đổi từ Exchange Server sang Synology MailPlus, Contacts và Calendar là một giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu tốt hơn, giảm chi phí vận hành và nâng cao hiệu suất làm việc. Với khả năng tích hợp linh hoạt, giao diện trực quan và các tính năng bảo mật mạnh mẽ, hệ sinh thái Synology không chỉ đáp ứng nhu cầu quản lý email, danh bạ và lịch mà còn giúp doanh nghiệp chủ động trong việc bảo vệ thông tin quan trọng. Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng ổn định, dễ triển khai và có thể mở rộng trong tương lai, Synology chính là lựa chọn lý tưởng để thay thế Exchange Server, đảm bảo hoạt động liên tục và hiệu quả cho doanh nghiệp.