Hướng dẫn bạn các bước để chia sẻ tệp qua Synology Drive

Synology Drive là công cụ mạnh mẽ giúp bạn chia sẻ tệp nhanh chóng và bảo mật, phù hợp cho cả công việc nhóm lẫn nhu cầu cá nhân. Với khả năng tích hợp liền mạch giữa thiết bị NAS và các nền tảng khác, Synology Drive mang lại sự tiện lợi tối ưu trong việc quản lý và phân phối dữ liệu. Dưới đây là hướng dẫn từng bước chi tiết để bạn dễ dàng chia sẻ tệp qua Synology Drive. 

Synology Drive là gì?

Synology Drive là một ứng dụng đám mây cá nhân và công cụ làm việc nhóm hiện đại được phát triển bởi Synology Inc. Ứng dụng Synology Drive cung cấp giải pháp lưu trữ, quản lý và truy cập dữ liệu từ bất kỳ đâu với điều kiện có kết nối internet. Vì vậy, người dùng có thể làm việc linh hoạt và đồng bộ dữ liệu một cách hiệu quả.

Với Synology Drive, thiết bị NAS Synology của bạn có thể được biến thành một đám mây cá nhân hoàn toàn độc lập giúp bạn sở hữu 100% dữ liệu mà không cần phải chia sẻ hoặc lưu trữ trên các dịch vụ đám mây bên thứ ba.

Đặc biệt, sử dụng Synology Drive không yêu cầu chi trả thêm phí định kỳ, giúp bạn tiết kiệm chi phí lâu dài. Do đó, Synology Drive trở thành lựa chọn hấp dẫn cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp muốn tối ưu hóa việc quản lý dữ liệu mà vẫn đảm bảo hiệu quả và an toàn.

Lợi ích của việc chia sẻ tệp qua Synology Drive

• Chia sẻ tệp linh hoạt từ bất kỳ đâu: Synology Drive cho phép người dùng chia sẻ tệp hoặc thư mục với đồng nghiệp, bạn bè hoặc gia đình dù bạn đang ở đâu, miễn là có kết nối internet. Việc tạo liên kết chia sẻ đơn giản và nhanh chóng giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính tiện lợi.
• Bảo mật chia sẻ tệp tối ưu: Khi chia sẻ tệp qua Synology Drive, bạn có toàn quyền kiểm soát dữ liệu. Tùy chọn đặt mật khẩu, giới hạn thời gian truy cập  và phân quyền chỉnh sửa hoặc chỉ đọc giúp bảo mật dữ liệu được chia sẻ ở mức cao nhất. 
• Không mất phí chia sẻ tệp: Việc chia sẻ tệp qua Synology Drive không yêu cầu phí dịch vụ định kỳ, giúp bạn tiết kiệm chi phí so với các dịch vụ đám mây công cộng. Đây là một lợi ích lớn, đặc biệt đối với doanh nghiệp hoặc cá nhân có nhu cầu chia sẻ dữ liệu thường xuyên.
• Đồng bộ hóa và truy cập theo thời gian thực: Khi chia sẻ tệp qua Synology Drive, mọi thay đổi được đồng bộ hóa tự động, giúp người nhận luôn làm việc với phiên bản mới nhất của tệp. Tính năng này hỗ trợ hợp tác nhóm hiệu quả hơn, đặc biệt trong các dự án cần chỉnh sửa hoặc cập nhật liên tục.
• Khôi phục phiên bản tệp đã chia sẻ: Synology Drive lưu giữ lịch sử phiên bản của tệp được chia sẻ, cho phép bạn khôi phục phiên bản cũ nếu có lỗi xảy ra, giúp giảm thiểu rủi ro khi cộng tác hoặc chia sẻ tệp quan trọng.
• Dễ dàng chia sẻ trên nhiều nền tảng: Synology Drive hỗ trợ chia sẻ tệp qua nhiều nền tảng từ Windows, macOS đến thiết bị di động, đảm bảo tính tương thích cao, giúp mọi người dễ dàng truy cập dữ liệu được chia sẻ mà không gặp khó khăn.

Một số lưu ý trước khi chia sẻ tệp qua Synology Drive

Trước khi bắt đầu chia sẻ tệp qua Synology Drive, bạn cần đảm bảo rằng hệ thống và các thành phần liên quan đều được thiết lập đúng cách. Dưới đây là những lưu ý quan trọng cần ghi nhớ:

Kiểm tra môi trường sử dụng

• Synology Drive Server phiên bản 3.0 trở lên.
• Synology Drive phiên bản di động 3.0 trở lên.
• Synology Drive Client phiên bản 3.0 trở lên.

Cài đặt Synology Drive Server

• Synology Drive Server quản lý và cung cấp dịch vụ chia sẻ tệp. Hãy kiểm tra và đảm bảo dịch vụ này đã được cài đặt trên thiết bị NAS của bạn trước khi tiến hành chia sẻ.

Kích hoạt dịch vụ liên quan

• Đảm bảo bạn đã bật dịch vụ trang chủ của người dùng (User Home Service). Dịch vụ này cho phép mỗi người dùng có một thư mục cá nhân riêng, giúp quản lý và chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn.
• Nếu bạn chia sẻ tệp qua các thư mục nhóm, hãy kiểm tra xem ít nhất một thư mục nhóm đã được thiết lập và kích hoạt. 

Kiểm tra kết nối và quyền truy cập

• Đảm bảo thiết bị NAS và các thiết bị kết nối đều có truy cập mạng ổn định.
• Phân quyền chia sẻ tệp chính xác để người nhận chỉ có quyền truy cập hoặc chỉnh sửa theo nhu cầu.

Cách chia sẻ tệp qua Synology Drive đơn giản và dễ hiểu

Chia sẻ tệp qua Synology Drive là một quy trình nhanh chóng, dễ thực hiện, phù hợp với cả người mới sử dụng. Với vài thao tác cơ bản, bạn có thể gửi tệp hoặc thư mục đến đồng nghiệp, bạn bè, hoặc gia đình một cách an toàn và tiện lợi. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn thực hiện dễ dàng: 

Thiết lập quyền chia sẻ tệp

Bước 1: Đăng nhập vào DSM với tư cách quản trị viên.

Bước 2: Chọn Synology Drive Admin Console > Settings > Sharing > Sharing Settings for Non-admin Users.

Bước 3: Chọn Allow file sharing và cấu hình tùy chọn chia sẻ của bạn.

Tạo liên kết chia sẻ tệp cố định

Bạn có thể tùy chỉnh liên kết chia sẻ tệp của mình. Tuy nhiên, nếu bạn không tùy chỉnh liên kết chia sẻ, URL cho liên kết chia sẻ Synology Drive sẽ thay đổi theo các cài đặt DSM khác nhau. 

Nếu bạn muốn sử dụng QuickConnect cho miền, hãy kiểm tra xem DSM đã được chọn trong Control Panel > External Access > QuickConnect > Advanced Settings.

Chia sẻ tệp qua cổng thông tin web Synology Drive

Bước 1: Trên cổng thông tin web Synology Drive, nhấp chuột phải vào tệp và chọn Share.

Chia sẻ với người dùng DSM

Bước 2: Trên tab Permissions, bạn hãy chọn quy tắc truy cập cho tệp này:

• Private – Chỉ những người được mời mới có thể truy cập
• Internal – Bất kỳ ai có tài khoản đều có thể xem
• Internal – Bất kỳ ai có tài khoản đều có thể bình luận 
• Internal – Bất kỳ ai có tài khoản đều có thể chỉnh sửa

Bước 3: Để chỉ định quyền cho người được mời, hãy nhập tên tài khoản hoặc nhóm của họ vào trường User/Group, chọn vai trò từ danh sách thả xuống và nhấp vào + .

Lặp lại bước này nếu bạn cần thêm nhiều người được mời. Nếu bạn không tìm thấy người dùng hoặc nhóm cụ thể trong danh sách người được mời, hãy xem xét họ đã được cấp đúng quyền.

Chia sẻ với bất kỳ ai

Bước 1: Trên tab Public Link, chọn Create a public link to share files with anyone và chọn quy tắc truy cập cho tệp này trong Privacy Settings.

Bước 2: Chọn Allow options to download and copy để cho phép tải xuống. 

Bước 3: Bật Password Protection và Link Expiration để bảo vệ liên kết chia sẻ nếu cần.

Chia sẻ tập tin qua Synology Drive Client

Sau khi thiết lập tác vụ đồng bộ, bạn có thể cấu hình chia sẻ tệp trong thư mục đã đồng bộ trên máy tính của mình. Mở thư mục đã đồng bộ, nhấp chuột phải vào tệp, chọn Synology Drive và chọn Get link.

Các thao tác tiếp theo để tùy chỉnh liên kết và quản lý quyền truy cập tương tự như khi thực hiện trên cổng thông tin web Synology Drive.

Chia sẻ tệp qua ứng dụng di động Synology Drive

Mở ứng dụng di động Synology Drive trên thiết bị di động của bạn, chạm vào biểu tượng  ba chấm bên cạnh tệp bạn muốn chia sẻ và chạm vào Share.

Chia sẻ với người dùng DSM

Bước 1: Trên tab Permissions, bên dưới Privacy Settings > Private, hãy chọn quy tắc truy cập cho tệp này:

• Private: Chỉ những người được mời mới có thể truy cập
• Internal: Bất kỳ ai có tài khoản có thể xem có thể bình luận, có thể chỉnh sửa.

Bước 2: Để chỉ định quyền cho người được mời, hãy nhập tên tài khoản hoặc nhóm của họ vào trường User/Group, chọn vai trò từ phần Access Privilege và nhấn vào Add.

Chia sẻ với bất kỳ ai

Bước 1: Trên tab Public Link, hãy bật Create Protection Link và chọn quy tắc truy cập cho tệp này trong Privacy Settings:

Bất kỳ ai có liên kết

• Can view
• Can comment
• Can edit

Bước 2: Bật tùy chọn Allow options to download and copy để cho phép tải xuống

Bước 3: Bật Password Protection và Link Expiration để bảo vệ liên kết chia sẻ nếu cần.

Xem các tập tin được chia sẻ trong Synology Drive

Các tệp bạn chia sẻ với người khác sẽ được liệt kê trong mục Shared with others trong cổng thông tin web Synology Drive hoặc ứng dụng di động. Tại đây, bạn có thể truy xuất liên kết chia sẻ tệp, điều chỉnh cài đặt chia sẻ hoặc dừng chia sẻ tệp.

Trên cổng thông tin web Synology Drive

Nhấn vào Shared with others ở ngăn bên trái.

Trên ứng dụng di động Synology Drive

Chuyển đến tab Shared và chọn Shared with others

Tổng kết

Chia sẻ tệp qua Synology Drive không chỉ đơn giản, nhanh chóng mà còn đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho dữ liệu của bạn. Với các bước hướng dẫn chi tiết, bạn có thể dễ dàng quản lý và phân phối thông tin một cách hiệu quả, phù hợp cho cả công việc và nhu cầu cá nhân. Synology Drive không chỉ là một giải pháp lưu trữ mà còn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc tối ưu hóa trải nghiệm chia sẻ dữ liệu. Hãy tận dụng tối đa tính năng này để làm việc thông minh và tiện lợi hơn.